Het begin

 

Tineke van Lenthe is eenheidsmanager Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente Zwolle. Zij vertelt over het begin van het project.

“Toen ik eind 2011 bij SoZaWe in Zwolle kwam werken, was er maar één urgentie. Financieel
was de eenheid niet op orde, er werd te veel geld uitgegeven. Mijn opdracht was om de bedrijfsvoering weer op orde te krijgen. En dat is gelukt, door de inzet van velen binnen de eenheid.

We hebben de bedrijfsvoering vlot getrokken, maar in het proces waren de missie en de visie naar de achtergrond geschoven. In die periode kwam elke week wel een politicus of een bestuurder met een tip. Ze waren bij andere gemeenten langs geweest, of hadden iets gelezen in het VNG-magazine, en zeiden: ‘Kijk, gemeente XYZ heeft een nieuwe aanpak, die werkt heel goed. Moeten jullie ook doen.’ Iedereen om ons heen had ideeën wat goed was voor ons en voor onze cliënten. Maar wij konden het nergens aan toetsen. Gaat die aanpak wel de richting op die wij willen? We wisten niet meer wat onze richting was. Waar mikken we op, wat is de stip op de horizon?

Zo ontstond het idee om een toekomstvisie op te stellen voor de eenheid SoZaWe. Met als algemene ambitie om een robuuste, goed draaiende sociale dienst te worden, die in vergelijking met andere sociale diensten in het land goed scoort. Het was ook een persoonlijke ambitie om de lat goed hoog leggen. Toen we dat plan deelden met de directie, zei die: ‘Kun je die visie niet samen met de medewerkers ontwikkelen, op een waarderende manier? Onze OR vindt dat de waarderende aanpak een goede manier is om medewerkers te betrekken en draagvlak te creëren.’ Ik vond het een hele mooie kans om het visie-traject op deze manier aan te pakken.”

 

De start van het visie-traject


SoZaWe startte het visietraject in het voorjaar van 2013 door ruim negentig waarderende gesprekken met medewerkers, cliënten en samenwerkingspartners te voeren. De gesprekken gingen over de kernkwaliteiten van de eenheid, over belangrijke ontwikkelingen en over wensen voor de toekomst. De gesprekken waren niet alleen bedoeld om informatie op te halen, maar ook om veel mensen actief bij het visietraject te betrekken. Het visietraject van SoZaWe werd geleid door een Begeleidingsteam, bestaande uit medewerkers van de eenheid die zichzelf hiervoor hadden aangemeld.

Met de uitkomsten van de ruim negentig gesprekken ging het visietraject een volgende fase in. In een viertal visiebijeenkomsten werkte een groot aantal betrokkenen intensief samen aan het opstellen van toekomstbeelden voor SoZaWe en het sociaal domein.

 

Het vervolg: de visie-bijeenkomsten

 

Tijdens de visie-bijeenkomsten werd de discussie aan de tafels op gang gebracht door gerichte waarderende vragen over de toekomst. Er werd veel aandacht besteed aan de communicatie met medewerkers, het werkveld, de politiek en de cliënten. Zij kregen veel gelegenheid om mee te praten over de inhoud en het verloop van het traject.

Een collega van een partnerorganisatie in het sociaal domein vertelt over de bijeenkomsten:

“Het meest waardevolle van het traject vond ik de visie-bijeenkomsten. De gemeente Zwolle heeft externe partners echt goed laten meedenken. De bijeenkomsten waren heel goed voorbereid (wel veel leeswerk van te voren) en het was goed dat medewerkers en de wethouder ook aanwezig waren. Iedereen praatte met elkaar.“

 

Het resultaat: een visiedocument

 

Het visietraject leverde op wat SoZaWe beoogde: een visiedocument, breed draagvlak voor de nieuwe visie en nieuw elan in de organisatie. Dat is overigens niet alleen toe te schrijven aan het visietraject. Het succes is ook te danken aan diverse andere ontwikkeltrajecten die parallel in de organisatie liepen.

 

De strubbelingen

 

De opbrengsten kwamen niet vanzelf en het proces haperde soms. Zoals bij het omzetten van de toekomstbeelden naar een ontwerp. Het bleek lastig om de verschillende toekomstbeelden samen te voegen, gemeenschappelijk te maken en om heldere, ingrijpende keuzes te maken. Of bij het willen betrekken van alle afdelingen en medewerkers. Want ondanks de uitnodiging aan allen doet niet iedereen mee. Hoe ga je daarmee om vanuit het principe van waarderen? Mogen medewerkers de uitnodiging van het managementteam afslaan? Zoals ieder verandertraject kent ook dit proces zijn lastige momenten en dilemma’s. Dan blijkt de kracht van de waarderende aanpak om in veel van deze situaties de verschillen bespreekbaar te maken en tot overeenstemming met elkaar te komen.

 

Resultaat: Vier strategische doelen

 

  1. SoZaWe vergroot de zelfredzaamheid van inwoners langs de weg van werk
  2. SoZaWe weet haar cliënten te activeren tot participatie in de samenleving
  3. SoZaWe versterkt haar positie als kennis- en expertise-partner in het sociaal domein
  4. SoZaWe verbetert en intensiveert de samenwerking met organisaties in het
    sociaal domein

Met deze vier strategische doelen staat SoZaWe een verandering voor van een uitvoerende wet- en regelgevingsorganisatie naar een meer resultaatgericht bedrijf. Een organisatie die in actieve samenwerking met het sociaal veld en met cliënten actief bijdraagt aan de veranderende relatie tussen overheid en burger.

 

Realisatie van de vier strategische doelen

 

Tineke van Lenthe, manager van de eenheid SoZaWe vertelt:

“Voor de concretisering en uitvoering van de vier doelstellingen die uit het visie-traject zijn gekomen, hebben we vier werkgroepen samengesteld met heel diverse mensen en afdelingen erin. Mooi om te zien hoe serieus de medewerkers met die doelstellingen bezig zijn. Je hoort ze zeggen: ‘Dit willen we graag, hoe bereiken we dat nu precies?’ Die werkgroepen zijn op een heel proactieve manier aan de slag gegaan. Dat hebben we voor elkaar gekregen doordat we met zijn allen dat hele traject hebben doorlopen.”

 

De juiste skills

 

In de zomer van 2013 startte de eenheid SoZaWe met Management Development ter ondersteuning van het visie-traject. De waarderende aanpak moedigt mensen aan om meer kennis en ervaringen uit te wisselen en transparant samen te werken en leiding te geven.

Dat vraagt een andere wijze van communiceren dan mensen gewend zijn: één die waarderend is en die ze medeverantwoordelijk maakt voor het proces en de uitkomsten ervan. Twee thema’s vormen de kern van MD-traject: Waarderend leidinggeven en waarderende gesprekstechniek.

 

Terugkijkend…

 

Tineke van Lenthe:

”De aanpak heeft veel meer opgeleverd dan ik had verwacht. Ook doordat de verandering meteen begint als je de waarderende aanpak gebruikt. Die beweging, de betrokkenheid van medewerkers, maakt dat er in zo’n organisatie meteen iets gebeurt. Mensen gaan praten met elkaar, worden zich bewust van dingen, voelen zich betrokken. Meepraten heeft te maken met gedrag, mondigheid, cultuur. Uiteindelijk heeft dat het visiedocument opgeleverd met de missie, visie en doelstellingen die we nu aan het implementeren zijn. Het proces naar die doelstellingen toe was heel waardevol, ik had vooraf niet durven denken hoeveel effecten het zou hebben. Ook doordat we naast het visietraject aan de slag zijn gegaan met waarderende gespreksvoering, communicatie en niet te vergeten het Management Development-traject en waarderend leidinggeven.”

 

Regina Riemersma, oud gemeentesecretaris gemeente Zwolle

“De eenheid Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de gemeente Zwolle heeft aan de hand van de waarderende aanpak een nieuwe toekomstvisie ontwikkeld. Medewerkers, cliënten en partners uit de stad zijn uitgenodigd om bij te dragen, mee te denken en mee te doen. Hierdoor heeft de visie aan kracht gewonnen, heeft ze meer draagvlak gekregen, herkennen mensen zich erin en voelen ze zich betrokken bij de inhoud.

Grote bijvangst is dat de aanpak heeft bijgedragen aan de cultuurverandering van de eenheid SoZaWe: flexibel, extern georiënteerd en waarderend. Je merkt dit bijvoorbeeld aan de manier waarop vergaderd en leiding gegeven wordt maar ook in de dagelijkse omgang met elkaar en met cliënten.

Eerder vroegen we de bijstandscliënt bijvoorbeeld hoe vaak hij afgelopen week gesolliciteerd had. Nu stellen we hem de vraag welke eerste kleine stap hij gaat nemen om richting zijn doel te komen en wat hij daarvoor nodig heeft. Dat is nogal een verschil. Door op een andere manier te communiceren, oprechte interesse te tonen, naar elkaar te luisteren en je oordeel uit te stellen, krijg je andere gesprekken die bijdragen aan wederzijdse tevredenheid en groei.

Inmiddels maken ook andere afdelingen binnen de gemeente kennis met de waarderende aanpak. Het stimuleert om met elkaar en onze inwoners in dialoog te gaan over hoe we beter onze doelen voor de stad kunnen halen en wat daarvoor nodig is. Bureaucratie kun je niet wegnemen, maar je kunt elkaar wel inspireren en versterken. Het visietraject van de eenheid SoZaWe is daarvan een mooi voorbeeld. “

 

Nelleke Vedelaar, wethouder van de gemeente Zwolle onder andere verantwoordelijk voor Zorg en Wmo, Sociale Zaken en Werkgelegenheid:

“Ik geef alle medewerkers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een heel groot compliment. Er wordt met hart en ziel gewerkt voor de mensen in onze stad. Ik heb dit de afgelopen maanden gemerkt toen ik meedraaide op de werkvloer. SoZaWe is een eenheid die wel wat minder bescheiden mag zijn. We halen goede resultaten, zoals bijvoorbeeld blijkt uit de evaluatie van de reintegratietrajecten. Ik vind het geweldig hoe de moraal blijft staan, terwijl er toch het nodige verandert zowel in de interne organisatie als in de wet- en regelgeving.

Maar het allermooiste vind ik dat er ruimte is om dromen te hebben. Dit laten de mede- werkers doorklinken in de gesprekken met de inwoners. Ik vind het echt fantastisch dat de gesprekken niet alleen gaan over de rechten en plichten, maar ook over dromen en hoe je deze dromen kan verwezenlijken!”

 

Vooruitkijkend…

 

Het visie-traject wordt nu geëvalueerd. Ook zijn er twee studenten op het traject afgestudeerd, die enkele belangrijke conclusies trekken.

Enkele kanttekeningen als les voor de toekomst zijn er ook. Zoals de borging van het waarderend gedachtegoed. Medewerkers geven aan dat voor een duurzaam effect blijvende aandacht hiervoor nodig is. Tineke van Lenthe is het met hen eens. Op de vraag ‘Is de waarderende aanpak al voldoende geworteld in de organisatie?’ antwoordt zij: “Nee. Wat mij betreft is het een aanpak die je moet onderhouden. Ik merk het zelf, de neiging om terug te vallen in oude patronen, niet waarderend te zijn. Als het ingewikkeld wordt, de tijd dringt, er een besluit moet komen, dan vind ik het erg lastig om waarderend te blijven. Dat hebben vast wel meer mensen. Dus je moet elkaar daar voortdurend op aanspreken. Zorgen dat we nieuwsgierig blijven naar elkaar, ons oordeel uitstellen, kiezen voor een waarderende aanpak. Dat moeten we blijven doen. Als die culturele verandering echt in jezelf zit, en je weet hem vast te houden, dan gaat daar een heel positief effect van uit. Dan neem je die waarderende aanpak mee in overleggen, gesprekken met partners in de stad. We willen dat voor 2015 verankeren in het opleidingsplan: waarderende gespreksvoering, workshops over leiderschap.“

 
 

 

Download ‘In bloei’ , een boekje van de gemeente Zwolle over dit hele traject

Illustraties: Luc Poorthuis